Planejamento

Captação de Recursos

Suporte em todo o processo de captação de recursos, desde criação da apresentação comercial aos potenciais patrocinadores e Agências de fomento, bem como divulgação do evento aos futuros participantes:

• Formatação do projeto comercial para obtenção de fundos destinados à execução do evento
• Elaboração de estratégia de divulgação aos potenciais patrocinadores
• Criação de mala direta e abordagem pessoal às empresas interessadas
• Redução do nível de dependência dos escassos recursos públicos
• Aproximação entre os pesquisadores e empresas aplicadoras de tecnologia
• Obtenção de recursos para novas pesquisas

Definição dos tópicos e detalhes que envolvem o evento, apresentando um estudo logístico e previsão orçamentária:

• Conhecimento prévio dos pontos críticos
• Elaboração do plano de arrecadação
• Definição do comitê organizador
• Levantamento de fornecedores compatíveis com as necessidades de cada um
• Elaboração de Planilha de Previsão Orçamentária
• Auxílio na busca do local apropriado

Exposição

Criação gráfica

Contato e logística para área de exposição comercial:

• Criação, cotação e execução de espaços para exposições comerciais e/ou acadêmicas
• Exposição dos trabalhos (pôsteres) dos participantes
• Exposição das empresas patrocinadoras, com produtos e serviços pertinentes ao evento

Criação e produção de todo material de comunicação, definindo a identidade visual do evento:

• Criação de logomarca
• Produção do material de comunicação impressa e visual
• Criação de brindes
• Acompanhamento dos materiais, desde a fabricação à sua distribuição

Internet

Infraestrutura

Elaboração e hospedagem da página na web com informações sobre o evento:

• Construção e hospedagem de site personalizado para o evento OU utilização de site já existente com personalização de páginas para o evento
• Recebimento online de inscrições
• Submissão de trabalhos
• Armazenamento de inscrições em conta bancária especificada pelo cliente
• News letter do evento
• Mala direta aos interessados
• Elaboração de banco de dados dos participantes

Formulação de projetos para atender a todos os tipos de estruturas de um evento, através de fornecedores parceiros ou indicados para o evento:

• Montagem de auditórios provisórios com selagem acústica em pavilhões, estacionamentos, pátios e outros
• Equipamentos de audiovisual e informática para todos os tipos de ambientes
• Montagem de tendas internas ou externas
• Estrutura de cenários para palco
• Decoração com plantas, vasos, enfeites para mesas
• Iluminação de palco e outros ambientes

Alimentação

Logística

Cardápios personalizados, atendendo aos participantes através de uma dieta variada, balanceada e apropriada a cada tipo de evento:

• Welcome coffee
• Coffee break
• Pocket lunch
• Cocktail
• Jantar de gala/confraternização

Recepção aos convidados, oferecendo um serviço diferenciado, tanto aos participantes, quanto aos seus acompanhantes:

• Traslados aeroporto-hotel-evento
• Traslados às atividades extras
• Suporte durante todo o evento para mudança de voos, reserva de assentos, entre outros
• Equipe de monitores, recepcionista, motorista, segurança, tradutores e técnicos, multilíngues

Turismo/Acomodação

Prestação de Contas

Negociação com hotéis e companhias aéreas, oferecendo tarifas especiais aos participantes e acompanhantes:

• Levantamento de hotéis de várias categorias na região do evento, com cotação e negociação de tarifas para todos os participantes
• Controle de reservas dos inscritos nos hotéis conveniados
• Emissão de passagens aéreas através de agência de turismo parceira
• Pacotes turísticos pós ou pré-evento, com preços especiais
• Visitas técnicas monitoradas

Relatório completo com os controles de todas as atividades desenvolvidas durante o evento:

• Controle de participantes
• Controle de despesas
• Controle de recursos obtidos